VERLOPEN

Opdrachten

Procesbegeleider leiderschap & teamontwikkeling concerndirectie

Opdrachtgever: Gemeente Utrecht

Utrecht is al geruime tijd één van de snelst groeiende steden van Nederland. Om deze groei in goede banen te leiden werken we met betrokken medewerkers aan nieuwe en innovatieve oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken op het gebied van bereikbaarheid, duurzaamheid, veiligheid en gezondheid. De maatschappelijke opgaven van de stad zijn leidend voor ons werk en bepalen hoe en met welke partners, burgers en andere overheden we samenwerken.

De groei brengt complexe opgaven met zich mee op het gebied van wonen, zorg, mobiliteit en kansenongelijkheid, terwijl ook de arbeidsmarkt krap is. Daarnaast staan we voor stevige financiële uitdagingen die vragen om scherpe keuzes en een organisatie die wendbaar, resultaatgericht en zakelijk handelt, zonder de betrokkenheid en creativiteit te verliezen die ons kenmerken.

Dit vraagt om leiderschap waarmee we scherpe en realistische keuzes maken en waarbij we vanuit één organisatie sturen op meer impact in de stad. Daar hoort ook het vergroten van warme zakelijkheid in de organisatie bij; ‘meer DRA in ons DNA (Duidelijkheid, Resultaatgerichtheid en aanspreekbaar)’. Want in onze organisatie gaat veel goed, bevlogen medewerkers en enorme betrokkenheid, maar er is ook een keerzijde: we zijn gewend geraakt aan jaren van financiële groei en het stapelen van ambities.

De top van de gemeentelijke organisatie vervult hierin een belangrijke (voorbeeld)rol. De concerndirectie bestaat uit de gemeentesecretaris en drie concerndirecteuren, die samen eindverantwoordelijk zijn voor de ambitie “een gezond stedelijk leven voor iedereen”. In totaal 21 directeuren leveren een belangrijke bijdrage aan deze ambitie en zijn verantwoordelijk voor de resultaten van hun onderdeel. Zij zijn verdeeld over vier domeinen onder verantwoordelijkheid van de concerndirecteuren.

De concerndirectie en directeuren hebben regelmatig teambijeenkomsten om hun sturing en realisatiekracht verder te versterken en elkaars opgaven beter te leren kennen. Jaarlijks staan er minimaal twee heisessies voor de concerndirectie én twee gezamenlijke heisessies met directeuren gepland. Daarnaast vinden er ongeveer om de zes tot acht weken teambijeenkomsten plaats. In de bijeenkomsten komen afwisselend strategische organisatievraagstukken en inhoudelijke opgaven aan bod en is er aandacht voor teamontwikkeling.

Voor de effectiviteit van deze bijeenkomsten is behoefte aan externe begeleiding.

Opdracht omschrijving

Je begeleidt teambijeenkomsten van de concerndirectie (4 personen) en teambijeenkomsten van de concerndirectie samen met de directeuren (25 personen). Vanuit je rol:

Zorg je dat de bijeenkomsten met interne en externe betrokkenen goed verlopen en heb je aandacht voor de onderlinge teamdynamiek;
Spiegel je op functionele zakelijkheid en warme zakelijkheid in gesprekken; indien nodig intervenieer je en maak je de onderstroom bespreekbaar;
Bewaak je de rode draad van de bijeenkomsten, gericht op versterking van sturing, realisatiekracht en onderlinge verbinding;
Geef je samen met een ontwikkelteam vorm aan opzet, methodieken en werkvormen, met aandacht voor teamvorming. Omdat er jaarlijks gemiddeld twee à drie wisselingen van directeuren plaatsvinden, is groepsvorming een continu proces;
Evalueer je de bijeenkomsten met de gemeentesecretaris (opdrachtgever) en adviseer je over eventuele aanscherpingen in doelstelling en rode draad.

Bij de heisessies voor de grotere bijeenkomsten voor concerndirecteuren samen met directeuren (circa 25 personen) wordt de vaste senior procesbegeleider ondersteund door een tweede begeleider in verband met de groepsgrootte. Dit wordt per thema in overleg met de opdrachtgever afgestemd.

Voor andere bijeenkomsten is dubbele bezetting in principe niet nodig, tenzij het thema of de dynamiek daarom vraagt. In dat geval wordt dit vooraf in overleg tussen opdrachtnemer en -gever afgestemd, zodat de effectiviteit van de bijeenkomst steeds is geborgd.

Resultaat van de opdracht:

De primaire procesbegeleider zorgt gedurende de looptijd van de opdracht (24 maanden) voor professionele begeleiding van de teambijeenkomsten van de concerndirectie (4 personen) en de gezamenlijke bijeenkomsten met de directeuren (circa 25 personen). De bijeenkomsten verlopen hierdoor gestructureerd, doelgericht en dragen aantoonbaar bij aan:

Versterking van sturing, samenwerking en realisatiekracht van de concerndirectie en directeuren;
Een open en constructieve teamdynamiek, waarbij onderstroom en spanning op verschillende belangen bespreekbaar zijn;
Toepassing van de principes duidelijk, resultaatgericht en aanspreekbaar (DRA) in de onderlinge interactie;
Bijeenkomsten die methodisch goed zijn voorbereid en aansluiten bij strategische organisatievraagstukken;
Een duidelijke rode draad in de teambijeenkomsten van het directieteam.

Evaluatie en eventuele aanscherping van de aanpak vinden periodiek plaats met de gemeentesecretaris als opdrachtgever.

Eisen

Je hebt de afgelopen 2 jaar niet in loondienst geweest van Gemeente Utrecht.
Je hebt minimaal 15 jaar ervaring als procesbegeleider of teamcoach van directieteams op concernniveau binnen organisaties met meervoudige opgaven en gedeelde sturing, zoals matrixorganisaties, netwerksamenwerkingen of politiek-bestuurlijke omgevingen (bijvoorbeeld gemeenten, provincies of Rijksoverheid).
Ervaring binnen de overheid, bij grote steden (G4 of G40), provincies of Rijksoverheid (geef in CV aan waar)
Twee concrete opdrachten uit de afgelopen vijf jaar die vergelijkbaar zijn met deze opdracht. Vermeld per opdracht: opdrachtgever, doel, duur, omvang van de groep en je aanpak. Voeg waar mogelijk geanonimiseerde plannen van aanpak of referenties toe.

Plan van aanpak:
Lever een plan van aanpak als bijlage, waarin je – op basis van de gegeven informatie – een schets geeft van de begeleiding van de bijeenkomsten. Beschrijf hierin in ieder geval:

Visie en aanpak
Jouw visie op teamontwikkeling op topdirectieniveau binnen een complexe publieke organisatie. Hoe zorg je dat bijeenkomsten niet alleen verbindend zijn, maar ook bijdragen aan concrete resultaten?
Werkwijze en methodieken
Hoe je bijeenkomsten voorbereidt en begeleidt, en welke werkvormen je inzet bij kleine groepen (concerndirectie) en grotere groepen (concerndirectie + directeuren).
Omgaan met dynamiek en onderstroom
Een voorbeeld waarin je succesvol hebt ingegrepen bij spanningen of weerstand in een directieteam. Beschrijf hoe je deelnemers een spiegel hebt voorgehouden en wat dit opleverde.
Continuïteit en samenwerking
Hoe je kwaliteit borgt bij een langdurige opdracht, hoe je samenwerkt met de opdrachtgever en mede-begeleider en hoe je opbrengsten tussen bijeenkomsten door zichtbaar houdt.
Stijl van coachen en begeleiden
Een korte toelichting op je persoonlijke aanpak en manier van werken.

Beschikbaarheid

Je bent beschikbaar voor de voorlopig geplande bijeenkomsten (data en tijden onder voorbehoud):

Concerndirectie (4 personen)
- 3 december 2025 (kennismaking in de middag)
- Nog definitief vast te stellen: 11 of 25 februari 2026, 09.00 – 18.00 uur
- 23 september 2026, 09.00 – 18.00 uur
- 18 november 2026, 09.00 – 18.00 uur
Concerndirectie en directeuren (25 personen)
- 14 januari (13:00 – 14:00 uur kennismaking)
- 4 februari 2026, 13.00 – 17.00 uur
- 25 maart 2026, 13.00 – 17.00 uur
- 15 april 2026, 09.00 – 17.00 uur, heidag
- 13–14 oktober 2026, 24-uursbijeenkomst (start 15.00 uur)
- 2 december 2026, 13.00 – 17.00 uur

Aandachtspunten bij reageren

Maak een apart document met twee concrete opdrachten uit de afgelopen vijf jaar die vergelijkbaar zijn met deze opdracht.
Vermeld per opdracht; opdrachtgever, doel, duur, omvang van de groep en je aanpak. Voeg waar mogelijk geanonimiseerde plannen van aanpak of referenties toe.
Voeg een schetmsatig plan van aanpak toe, hanteer daarbij de volgende indeling:
- 1. Visie en aanpak
- 2. Werkwijze en methodieken
- 3. Omgaan met dynamiek en onderstroom
- 4. Continuiteit en samenwerking
  Gebruik hiervoor de aangereikte informatie in de beschrijving
Je levert een CV aan die aan de volgende dingen voldoet:
- In het CV moet duidelijk aantoonbaar zijn dat je voldoet aan de wensen en eisen van deze opdracht.
- Dient in het Nederlands geschreven te zijn;
Bestaat uit maximaal 4 pagina’s;
Het CV vermeld huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten.
Naast bovenstaande documenten dient ook een korte pitch(motivatie) van maximaal een half A4